Choisir le lieu idéal pour organiser son évènement
Que ce soit pour un événement privé comme un mariage, ou un événement professionnel comme un séminaire, le lieu est toujours la composante la plus importante de l’organisation. Cela constitue parmi les budgets les plus gros à allouer dans l’organisation de l’événement, alors ce n’est pas un choix à négliger. Même dans le cas où tu choisis un lieu qui t’appartient, par exemple les locaux de l’entreprise, ce choix doit avoir été réfléchi et répond donc à une certaine stratégie.
Le monde est bien fait, car il existe tellement de lieux différents, que chaque événement saura trouver chaussure à son pied ! La question à se poser est donc : comment choisir le lieu idéal pour organiser mon événement ? Quels sont les critères à prendre en compte ?
Voici quelques pistes pour bien débuter tes recherches :
La localisation
La première question à te poser est celle de la localisation. Cela concerne bien évidemment la ville, mais pas que. D’abord, la ville est en effet un point important, tu dois faire ton choix de sorte à ce que la ville soit pratique pour toi et pour tes convives. Pas question d’organiser ton séminaire à Angers si ton entreprise est basée à Montpellier.
Cela signifie que tu ne peux pas changer de ville, exit le mariage à Marrakech pour les Bretons ? Pas tout à fait, il est possible de choisir une ville différente de ton lieu de résidence / lieu de travail, à condition que ce choix soit cohérent et pertinent. Quelle est la symbolique de ce lieu, quel est l’intérêt de se déplacer, peux-tu vraiment répondre à la question « pourquoi » ? Si tu décides de migrer ton événement dans une ville lointaine, alors tu dois prendre en considération et réfléchir au moyen de déplacement de tes convives, afin de leur proposer une solution viable. Le déplacement est-il pris en charge, ou est-ce que tout le monde a les moyens de le financer ? Comment les convives se déplacent-iels, est-ce que cela peut se faire dans des conditions écologiques ?
Une fois la ville choisie, ou du moins la zone, tu dois aussi déterminer le lieu exact grâce à différents critères : moyens de transport et accessibilité, zones de parking, besoin d’hébergement ou non, etc. En clair, si tu envisages d’organiser une conférence professionnelle pour les Parisiens, il vaut mieux privilégier une salle en ville accessible en métro, plutôt que de louer un champ à une heure de Paris.
La date
Bien entendu, l’autre point le plus important est celui de la date de l’événement. D’abord, le choix de la saison peut avoir son importance, car il est préférable d’éviter le festival de musique en extérieur pendant le mois de décembre. Mais au-delà de la saison, il y a plusieurs critères à considérer pour choisir la date :
Quand tes convives sont-iels disponibles ? Cela va principalement dépendre de la typologie de ton événement et de ta cible. Par exemple, on va privilégier le samedi pour l’organisation d’un mariage, alors qu’il faudra organiser un salon professionnel en semaine, pendant que ta cible travaille. De la même manière, le choix des horaires sera important, par définition tu n’organises pas un afterwork à 9h du matin, tout comme tu évites le brunch à 19h.
Quand ont-lieu les événements concurrents ? Si tu es dans un secteur où d’autres événements similaires ont lieu, il est préférable de ne pas organiser ton événement au même moment, puisque ta cible est la même que celle de tes concurrents. Aucun salon dans le secteur de l’agroalimentaire ne sera assez fou pour organiser son événement en même temps que le salon de l’agriculture à Paris par exemple.
Y a-t-il une date à privilégier ? Presque chaque jour de l’année est associé à une journée mondiale. Aussi, de nombreux événements récurrents ont lieu chaque année. Il est toujours bon de jeter un oeil au calendrier, afin d’éviter d’organiser un événement le soir d’une grande finale de football où la France joue, mais aussi pour choisir une journée qui pourra avoir une symbolique avec le thème de ton événement. Pourquoi ne pas choisir la journée internationale du sport féminin pour organiser un événement sportif par exemple ?
La durée
Le choix de la durée fait aussi partie de tes préoccupations. D’abord, car d’autres critères vont découler de cette durer, comme le fait de prévoir un traiteur ou un système d’hébergement si tu demandes à tes convives de rester une journée ou plus.
Ensuite, car cela pourra nécessiter de payer tes prestataires davantage, puisqu’ils vont travailler plus longtemps.
Enfin, car la durée doit être cohérente avec les objectifs de ton événement. Il te faut sans cesse te demander quelle est la durée parfaite pour chaque détail de ton événement, afin que rien ne soit ni trop court, ni trop long.
Puisque les exemples sont toujours plus simples à comprendre, un concert qui ne dure que 10 minutes n’aura que très peu d’intérêt, tandis que 10 minutes est la durée idéale (voire maximale) pour un discours d’introduction. Pour l’exemple du mariage, on voit souvent qu’une cérémonie laïque doit durer entre 45 minutes et 1h, car 20 minutes ne permet pas de profiter correctement du moment, et 2h risque d’être long et ennuyeux pour tes convives qui doivent rester assis.e.s et écouter pendant tout ce temps.
Le prix
Ai-je besoin d’argumenter ? Évidemment ton budget va influencer le choix du lieu que tu vas réserver, car (à mon grand regret) tu ne peux pas louer Versailles pour 200€ la journée. Le prix de chaque lieu va dépendre de nombreux critères : l’année de construction, la localisation et l’accessibilité, l’esthétique, la notoriété, la taille, les services associés, etc. Il peut être difficile de réaliser le budget nécessaire à ton besoin, je te conseille d’aller explorer Internet et ses multiples sites comparateurs de lieux, afin de te faire une idée des prix du marché. N’hésite pas également à contacter certains lieux qui t’ont tapé dans l’oeil pour leur demander un devis, ils sont là pour ça. Donne-toi une fourchette budgétaire estimative afin de connaître tes limites et affine cette fourchette au fil de tes recherches.
La jauge
On rentre dans le vif du sujet. Jusque là, ces premiers critères de sélection pouvaient te sembler évidents (tellement évidents qu’ils peuvent être oubliés, c’est pour ça qu’il est toujours bon de les rappeler). Mais la jauge fait aussi partie des critères à prendre en compte, tout simplement car des normes de sécurité sont imposées à tout l’ERP (Etablissement Recevant du Public), limitant ainsi le nombre de personnes que chaque lieu, chaque salle peut accueillir. Ici, tu ne peux pas le deviner, dans ta recherche de lieu il va falloir demander la jauge à chaque lieu que tu contactes. En revanche, il est de ton devoir de savoir estimer le nombre de personnes que tu vas accueillir pendant ton événement.
L'espace
Ce critère accompagne la jauge, il s’agit du format d’espace recherché. En fonction du type d’événements que tu organises, tu peux décider d’avoir besoin d’un espace extérieur, d’un amphithéâtre, d’une salle de réunion, d’écrans géants, d’un espace assis ou d’un espace debout pour tes convives, etc. Prends le temps de décrire tous les aspects de ton événement pour être certain.e de ne rien oublier : ta cible, ton objectif, ton thème/tes sujets, ta date, ta localisation, le nombre de convives, …
Les services
Aujourd’hui, de nombreux lieux événementiels proposent des services annexes, ou partenariats avec des prestataires pour répondre à différents besoins de leurs clients. Ainsi, pense à regarder en détails ces services avant de faire ton choix : Location de mobilier, service d’hôtessariat, formules d’accueil café, techniciens son et lumière, solutions d’hébergements, restauration, etc.