Comment faire le rétroplanning de ton événement ?
Ton sauveur pour l’organisation de ton événement : le rétroplanning
Le rétroplanning est vraiment l’outil indispensable qui te permet d’organiser ton événement sereinement.
Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
Un rétroplanning, c’est un calendrier sous forme de tableau te permettant de suivre l’avancée de l’organisation de ton événement. Il est primordial si tu veux respecter tes deadlines, suivre l’évolution de tes missions et ne rien oublier.
Adieu les coups de stress à cause d’un oubli de dernière minute, adieu les retards impossibles à rattraper ! Que tu organises un séminaire, une soirée d’entreprise, une conférence, un team building, une campagne de lancement de produit, ou même ton mariage en tant que particulier, le rétroplanning est l’outil dont tu ne dois pas te passer.
Comment faire un rétroplanning ?
Dans la première colonne de ton tableau, il te faut lister la totalité des missions de l’organisation de ton événement. Plus tu es précis, plus tu t’assures d’avoir un rétroplanning vraiment utile. Pour plus de lisibilité, je te conseille de ranger tes missions par catégorie : Prestataires, partenariats, communication, logistique, administratif, réunions, etc.
Dans la 2ème colonne et 3ème colonne, tu peux ajouter 2 fonctionnalités optionnelles, mais qui peuvent s’avérer très pratiques. D’abord, une colonne dédiée à noter le nom de la personne en charge de la mission associée. En cas de travail d’équipe, cela peut être très utile pour optimiser la répartition des rôles.
Ensuite, une colonne Kanban. C’est une méthode de production qui permet de voir l’évolution de la production d’une tâche. C’est donc une colonne évolutive, puisqu’en fonction de l’avancée de la mission associée, tu pourras noter “à faire”, “en cours”, “terminé” ou encore “à discuter” si la mission est en blocage.
Les colonnes qui suivent s’apparentent à un calendrier. Sur ta 1ère ligne de tableau, tu vas pouvoir noter ta temporalité, en commençant par la date du début de projet à gauche, et en terminant par la date de l’événement à droite. Je te conseille même de terminer ton tableau entre 1 semaine et 1 mois après l’événement, afin de lister également les missions en aval de communication et évaluation de l’événement.
Quelle temporalité choisir ?
out dépend de la quantité de missions et de la durée d’organisation de ton événement, une case peut correspondre à un jour, une semaine ou un mois. Personnellement, je préfère le tableau sous forme hebdomadaire.
Une fois que ton tableau est prêt, comment le remplir ?
Après cela, ton tableau ne se remplit presqu’avec des couleurs ! Attribue une couleur par catégorie de mission, et colore tes cases en fonction de la deadline de ta mission. Tu colores plusieurs cases pour une mission de longue durée, comme la communication de ton événement, ou la durée d’ouverture de ta billetterie par exemple.
L’utilisation des couleurs est primordial pour avoir un tableau agréable à lire, et te permettant d’identifier très rapidement les missions à venir. Ce tableau est fait pour être consulté régulièrement, donc fais en sorte d’avoir envie d’aller le regarder !
Petit tips supplémentaire :
Fige ta première colonne et ta première ligne. Ton tableau sera tellement grand, qu’il pourra être difficile de repérer à quelle mission et quelle date une case colorée appartient une fois que tu auras avancé dans ton projet. En figeant ta première colonne et ta première ligne, elles apparaîtront toujours dans ton champ de vision même si tu vas au bout de ton tableau !
Comment savoir à quelle date placer une mission ?
Pour certaines missions, cela peut être complexe. Commence par colorer les dates que tu maîtrises (la date de l’événement, la date de la prochaine réunion, etc.). Ensuite, fixe-toi des objectifs, et remplis ton tableau à l’envers. Au début de l’organisation de l’événement, on pense avoir le temps, et on a l’impression d’être en retard sur tout à l’approche de l’événement, parce que nos deadlines sont trop serrées. En prenant ton tableau à l’envers, tu ajusteras tes deadlines de sorte à avoir de la marge.
Ensuite, pose-toi toute une série de question pour mieux dater tes missions. Jusque quand mes convives peuvent s’inscrire ? Est-ce que mes inscriptions varient le chiffrage du prestation (ex : traiteur) ? Combien de temps à l’avance mes convives doivent avoir connaissance de l’événement avant de pouvoir prendre leur billet ? Quelle est la durée de mon processus de relecture des communications ? De quelle fréquence de communication ai-je besoin pour avoir suffisamment d’impact ?
Si c’est ton 1er événement, il peut être difficile de répondre à toutes ces questions, c’est pourquoi travailler avec un·e professionnel·le de l’organisation d’événements peut se révéler être un atout clé pour vivre ton événement sereinement. Clique sur le bouton ci-dessous pour obtenir de l’aide !