Rédiger un brief événementiel à ton prestataire
Tu as décidé de faire appel à un·e organisateur·ice d’événements pour t’accompagner dans ton projet. Bonne idée ! Pour autant, il ne s’agit pas de le/la contacter en disant “Bonjour, je voudrais un événement”, en espérant que ton/ta prestataire prépare le tout en un coup de baguette magique. Tu as besoin de lui apporter d’informations :
1. Contexte de l’entreprise
Ton/ta prestataire ne te connaît pas encore, alors iel a besoin d’obtenir plus d’informations sur toi. Qui es-tu, et quelle est ton activité ? Date de création, ville d’exercice, services ou produits proposés, historique, personnes en charge du projet, valeurs de l’entreprise, donne un maximum d’informations !
2. Informations sur l’événement
Ok tu souhaites organiser un événement, mais tu as peut-être déjà quelques données ou souhaits à transmettre pour ne pas partir de zéro ? Ton/ta prestataire a notamment besoin de savoir à quelle date ou quelle période tu souhaites organiser ton événement, où, avec quel objectif, pour quelle cible, etc. N’oublie pas d’échanger avec transparence sur les éventuelles problématiques ou contraintes à prendre en compte, afin que l’événement soit réellement adapté à ton besoin.
3. Le budget
Et oui je sais, ce n’est pas une information que tu avais envie de donner, pourtant il est nécessaire d’avoir une vague idée du budget que tu peux allouer à ton événement afin de guider ton/ta prestataire. Prends en compte que l’organisateur·ice d’événements devra également se rémunérer pour son travail, donc ton événement ne peut pas être de 0€, même si ton événement a lieu dans les locaux de ton entreprise !
4. Les missions demandées
Là encore, ton/ta prestataire ne te connaît pas encore, et a besoin de savoir ce que tu attends de lui/elle dans ton projet. En effet, iel peut t’accompagner sur de nombreux sujets différents : organisation de l’événement de A à Z, recherche de prestataires, communication de l’événement, gestion de la billetterie, création du contenu de l’événement, coordination le jour-J… Son offre s’adaptera à ton besoin, car tu n’es pas obligé·e de lui confier la totalité des missions d’organisation si tu souhaites en garder une partie !
5. Contact et deadline
Une fois que tu as donné toutes ces informations, ton/ta prestataire devrait avoir suffisamment de données pour te préparer un premier devis, ou au moins suffisamment d’éléments pour te poser les questions qui lui manquent. N’oublie pas de fournir le contact de la personne décisionnaire/responsable afin de simplifier les échanges (potentiellement toi), ainsi qu’une deadline de réponse si tu en as une.
De mon côté, je fournis à tous mes clients un rapide questionnaire, afin d’obtenir toutes les informations dont j’ai besoin avant de prendre en main un projet et préparer un devis. Si tu souhaites travailler avec moi, tu peux trouver ce questionnaire sur la page Contact de mon site Internet !